La implementación de manuales organizativos como mecanismo de estandarización de procesos y procedimientos en la Universidad Pedagógica Experimental Libertador

 

 

Autor: MSc. Daniel G. Sánchez G.
Jefe de la Sección de Planificación, Seguimiento y Evaluación de la Gestión

Desde el punto de vista organizativo, la función de Organización y Sistemas se concibe como la estrategia fiable para estandarizar procesos y procedimientos que permitan asegurar en el tiempo la continuidad de los objetivos y metas establecidas para así poder dar respuesta efectiva a elementos en el marco de la Filosofía de Gestión. La Universidad Pedagógica Experimental Libertador no escapa a esto y motoriza dicha función desde la Dirección General de Planificación y Desarrollo a través de *-su Coordinación Nacional de Organización y Sistemas, la cual centra sus esfuerzos en proporcionar a los Institutos Pedagógicos herramientas que permitan establecer acciones homologables para todas aquellas dependencias que conforman la estructura organizativa.

Partiendo de esto, se diseñan los manuales organizativos para su implementación en cada uno de los Institutos que conforman la Universidad previa aprobación de su máximo ente jerárquico (Consejo Universitario). Dicha implementación se constituye en un mecanismo que persigue por sí mismo, asegurar que todas las acciones con impacto institucional sean llevadas a cabo con una uniformidad absoluta, contribuyendo en la orientación de esfuerzos de cada uno de los miembros que la componen.

Un aspecto relevante es que mediante el área de Organización y Sistemas se delimita el ámbito legal que contextualiza cada una de las áreas organizacionales, lo que redunda en el conocimiento y manejo de leyes, reglamentos y normativas en la materia que corresponda. Este aspecto cobra vital importancia en una dinámica institucional signada por aspectos asociados a permanentes rendiciones de cuenta a entes establecidos para tal fin.

De este modo, la implantación de los manuales organizativos les proveen a los Institutos Pedagógicos del establecimiento de parámetros de actuación para operacionalizar las distintas funciones establecidas en el Manual de Estructura. Por sí misma, implica de manera relevante un proceso de socialización que impacta de manera directa en cada uno de los usuarios involucrados.

En lo que al Instituto Pedagógico de Miranda José Manuel Siso Martínez se refiere, esta actividad se lleva a cabo a través de la Sección de Planificación, Seguimiento y Evaluación de la Gestión dependencia adscrita a la Unidad de Planificación y Desarrollo, caracterizada por demostrar un fortalecimiento en el acompañamiento constante a las dependencias presentes en la estructura. Dicha actividad consiste en analizar los documentos recibidos, determinar los entes involucrados, interactuar con el personal responsable acerca del contenido, estableciendo un seguimiento basado en la apertura a las consultas que coadyuvan a enriquecer la puesta en marcha del documento. El monitoreo se lleva a cabo mediante instrumentos de registro de implementación cuya finalidad es poseer un control que permita asegurar la distribución de la información en las instancias pertinentes.

Lo anterior refleja como la gestión se beneficia directamente con prácticas de este tipo ya que se disminuye lo que se conoce como retrabajo y se optimizan los tiempos de respuestas con base a lineamientos claros enmarcados en estudios llevados a cabo por técnicos en el área de Organización y Sistemas. Es así, como la puesta en marcha de todos aquellos elementos que permitan la mejora de las áreas y su incremento en el nivel de eficacia, deben seguir consolidándose y aprovecharse en aras de fortalecer la gestión institucional.